De toepassing van RPA

Sinds 2019 houdt Conclusion zich bezig met RPA (Robotic Process Automation). Vanaf 2020 zijn de activiteiten ondergebracht bij Conclusion Application Innovation. Wij zijn de one-stop shop voor applicatie transformatie en bieden onze klanten onder andere moderne CI/CD-oplossingen. Met behulp van een CI/CD-oplossing verzorgen we de technische infrastructuur om geautomatiseerde bedrijfsprocessen, met behulp van RPA-tooling, te ondersteunen voor onze klanten. In dit eerste blog vertelt onze collega Bas meer over RPA.

Wat is RPA

Mijn naam is Bas Vermeij en ik ben sinds september 2019 werkzaam bij Conclusion als RPA Consultant. Regelmatig krijg ik via collega’s of in privésfeer de vraag wat RPA of Robotic Process Automation nou precies is. “Oh, ontwikkel je dan robots voor fabrieken?” krijg ik soms te horen bij vrienden/familie die nog nooit van RPA hebben gehoord. Ik probeer het op zo’n moment zo simpel mogelijk uit te leggen: “Nee, ik ontwikkel virtuele medewerkers om bedrijfsprocessen te ondersteunen met behulp van software”. Vaak zie je dan al een lampje branden bij de meeste mensen.

In “RPA-land” kom je vaak de definitie: “Automatiseren van repetitieve handelingen, met een RPA-tool als hulpmiddel om dit te verwezenlijken” tegen. Visueel ziet dit er als volgt uit.

Er zijn een aantal regels waar bedrijfsprocessen aan moeten voldoen om een RPA-implementatie haalbaar te maken (of wil het rendabel en effectief zijn): gestructureerde input en business rules (als-dit-dan-dat). Een bedrijfsproces moet altijd volgens bepaalde regels lopen, aangezien de robot niet zelf kan nadenken en dus ook niet met uitzonderingen om kan gaan. Daarnaast gaat het tevens om de hoeveelheid aan repetitieve handelingen, waar een robot eveneens toegevoegde waarde kan leveren.

Maar is er dan nog wel een medewerker nodig als het gehele of een gedeelte van het bedrijfsproces is geautomatiseerd? Ja, want waar de robot niet met uitzonderingen kan omgaan is nog steeds menselijke interactie benodigd.

Maar waar kan RPA voor worden gebruikt? Denk bijvoorbeeld aan:

• E-mailberichten en bijlagen openen/verwerken;
• Handelingen uitvoeren in applicaties (toetsenbord en muis emulatie);
• Gegevens invoeren in bijvoorbeeld (web)formulieren en/of Excel;
• Validatie van data;
• Gegevens samenvoegen uit verschillende bronnen;
• Bestanden en/of mappen openen/verplaatsen/aanmaken;
• Migraties (bijvoorbeeld data vanuit CRM-systeem A in CRM-systeem B laden);
• In- en uitdiensttredingprocessen (HR);
• Communiceren met andere systemen/verbinding maken met API’s;
• Bankenwereld (aanvragen van een bankrekening, creditcard en/of hypotheek);
• Klantenservice (initiëren van een klantvraag in een CRM-systeem).

Voordat je met een RPA-traject kunt starten, zijn er drie uitdagingen te benoemen:

1. Culturele adoptie;
2. Proces analyse;
3. IT engagement.

Bedrijfsprocessen worden in de meeste gevallen uitgevoerd door mensen. Om een RPA-traject succesvol te maken dienen de juiste in- en externe stakeholders bij het gehele traject betrokken te zijn (“RPA-ambassadeur(s)”).

Om een RPA-traject effectief te laten verlopen, dient de proceskandidaat (het bedrijfsproces die geautomatiseerd gaat worden) in detail beschreven te zijn, inclusief alle bijbehorende uitzonderingen. Als dit onderdeel onvoldoende in acht wordt genomen, is de kans op “garbage in/garbage out” groot. Daarnaast moet er onderzocht te worden of de proceskandidaat een afdeling overstijgend proces betreft, die input of output biedt voor een ander proces. Dit resulteert in extra afstemming met de proceseigenaar/proceseigenaren van de betreffende afdeling(en).

Uiteindelijk moet de IT-afdeling het geautomatiseerde bedrijfsproces te ondersteunen, in de zin van techniek en technische ondersteuning, om de ontwikkelde robot uit te kunnen voeren. De IT-afdeling dient daardoor tijdig betrokken te zijn.

Positionering van RPA

Automation is bij veel bedrijven een weg naar versnelling, de tijd waarmee (nieuwe) producten naar de markt kunnen worden gebracht, maar ook zeker het vraagstuk capaciteit wordt meer en meer belangrijker. Het mooie van extra capaciteit is het creëren van extra aanbod, beter inspelen op de vraag van de markt en dus extra omzet. Een effect wat zeker niet minder belangrijk is, is de manier waarop we werken: alle activiteiten die wij doen door gebruik te maken van toetsenbord en muis. Activiteiten die we op onze werkplek uitvoeren kunnen namelijk ook worden geautomatiseerd! Kunnen we alles automatiseren? Nee, dat gaat veel te ver, maar taken verlichten of zelfs activiteiten niet meer hoeven te doen is zeer welkom. Resultaat: ons werk wordt leuker en bedrijven profiteren van de extra capaciteit die ontstaat!

Werkzaamheden die veelal een repeterend karakter hebben en ook vaak gezien worden als eentonig zijn een makkelijke prooi voor RPA. Maar RPA is eigenlijk niet nieuw, want wat begon in 1987, was het eenvoudige automatiseren van handelingen door het maken van taken in Excel en Word (de ons zo bekende Office programma’s). Een standaard template (standaard formulieren) in Word, voorkwam dat we meerdere keren eenzelfde brief moesten maken/typen.

Maar ook Excel, ons spreadsheet programma, had al veel van dit soort technieken in zich. Door alleen al de copy/paste (kopiëren en plaatsen) functie in een Macro op te nemen, hielp het ons bij het maken van tabellen en waarden overzetten van de ene naar de andere formule. Deze technieken en nog vele andere worden door de huidige Tool leveranciers gebruikt, echter hebben ze dit ondergebracht in mooie ontwikkel studio’s. Met het simpel klikken met de muis of met het toetsenbord kunnen taken worden aangemaakt die vervolgens kunnen worden gestart en gestopt, of zelfs door een monitor kunnen worden bewaakt en gestuurd, volgens een bepaalde kalender en/of klok.

Samen met collega experts organiseren we regelmatig inspiratie sessies rondom het thema RPA. Medewerkers van bedrijven, verantwoordelijk voor bepaalde werk processen, maken op interactieve manier duidelijk welke processen in hun ogen kunnen worden geautomatiseerd. De vraag die we stellen is: welk werk zou jij willen overdragen aan een junior collega, die je aan het inwerken bent en bekend wilt maken met het werk wat jij en hij/zij gaat doen. Bij deze oefening geven we geen voorwaarden of grenzen aan. We leggen uit wat een robot zoal doet.

RPA wordt tegenwoordig vaak toegepast in SAP en andere ERP achtige applicatie landschappen. Veel repeterend werk wordt door deze softbots overgenomen en medewerkers kunnen zich weer concentreren op het echte werk. Werk wordt weer leuk en uitdagend.

Ben je nieuwsgierig naar wat RPA binnen jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via rpa@conclusion.nl.